Funções na recepção

Confira a nova dinâmica de telefone da recepção, com a finalidade de agilizar alguns processos e diminuir alguns gargalos.

Telefonista 

A telefonista tem a preferência de atendimentosa, que funcionará como um HUB de encaminhamento de demanda, seja de locação, administrativo ou vendas.

O objetivo é atender e encaminhar rapidamente a ligação. 

Atendimento presencial

 As 3 recepcionistas ficam responsáveis pelos atendimentos presenciais, leads, whatsapp, telefone. Cuidam até a parte do envio de link para anexo da documentação. Na ausência de uma ou alta demanda, claro, a outra assume tal função, e a Nádia também fica como auxilio, pois a prioridade sempre é o atendimento do cliente.

Importante sempre ter duas recepcionistas na recepção.

Abertura de atendimento no Robust

Para cada pessoa atendida, seja e-mail, telefone ou presencial, as recepcionistas criam um atendimento no sistema e vão atualizando de acordo com o andamento daquele cliente referente ao aluguel.

Atualizando todos os dias, evita de esquecer de alguém e o sistema te ajuda a organizar inclusive o interesse de cada pessoa. 
Veja mais sobre como criar o atendimento no robust nesta parte do manual: https://souzagomes1.zendesk.com/hc/pt-br/articles/360036171392

Funções em comum na recepção

• Sempre ciente de onde o Victor Noma e Diogo estão para repasses de recados e informações.
• Prestar sempre atenção também na presença dos corretores, como escala de plantão e avisos de atraso.
• Tomar muito cuidado com documentos e chaves deixados na recepção para clientes (inclusive, as chaves têm um manual específico). Quando uma das recepcionistas fica com algum documento ou chave, ela tem que deixar as outras informadas.
• Sempre que um funcionário ou um cliente for deixado algo na recepção, (incluindo Correio e motoboy), as recepcionistas devem ser avisadas e, do mesmo modo que anteriormente, deve haver uma comunicação entre elas sobre a localização de tal item. O responsável por esse item deve ser avisado assim que o objeto for recebido na recepção. Temos o papel de Encomendas criado para essa finalidade na recepção, onde colocamos todas as informações.

• Quando um funcionário for mandar algum Correio, tem quer avisar a recepção até meio dia, caso contrário não será recolhido.
• Abrir e fechar a imobiliária, de acordo com as informações que constam no manual de abertura e fechamento.