Cálculo do primeiro aluguel e cadastro do inquilino no Kenlo

Após a entrega das chaves para o locatário e avisar ao locador que houve a efetivação da locação, esses serão os próximos passos:

1. Arquivo "Lançamento do Primeiro Aluguel"

Para facilitar e organizar as informações, vamos usar um “rascunho”, que é um arquivo com o nome “LANÇAMENTO DO PRIMEIRO ALUGUEL”. Ele está em anexo neste artigo.

Imprima e vá preenchendo as informações iniciais de acordo com o contrato de locação (o exemplo preenchido estará disponível no final desse tópico).

2. Cadastro do locatário

O que deve ser feito primeiramente é cadastrar nosso locatário (ou morador ou responsável pela locação) em um carrossel de e-mails que ele vai recebendo. O link é o http://imoveis.souzagomes.com.br/novos-inquilinos

Os e-mails, atualmente, seguem a seguinte ordem:

• Email 1: boas-vindas
• Email 2: orientações para a troca do segredo da chave com vídeo
• Email 3: orientações sobre os gastos totais do inquilino, quem paga o quê
• Email 4: como resolver problemas durante a locação (manutenção) e benfeitorias
• Email 5: como funciona a venda de imóvel com inquilino

3. Informações do condomínio

Ligue para a administradora ou síndico para pegar as informações do condomínio, são elas:

• Valor da taxa ordinária;
• Competência: Se é dentro do mês ou mês anterior (Por exemplo, DENTRO DO MÊS: Vence dia 10/04, refere-se de 01/04 a 30/04. MÊS ANTERIOR: Vence dia 10/04, refere-se de 01/03 a 30/03);
• Data de vencimento;
• E qual o e-mail para pedir a alteração para enviar para o imóvel alugado.

3.1 Exemplo de cálculo de CONDOMÍNIO para um contrato iniciado em 25/03:

Valor da taxa ordinária: R$365,94

Competência do condomínio: Dentro do mês

Data de vencimento: dia 10

365,94/30 dias X 6 dias (25/03 a 30/03) = R$73,18

Nessa situação, lançaremos junto com o primeiro aluguel o valor acima. Informaremos ao locatário que o condomínio 10/04 já será dele e informaremos ao locador para que não pague em hipótese alguma o condomínio 10/04.

4. Solicitação com a administradora

Após entender sobre a competência do condomínio, envie um e-mail para a administradora fazendo a solicitação, exemplo abaixo:

Prezado responsável,

Solicito, por favor, alterar a entrega do boleto do condomínio Iracema de Souza localizado na Rua Sampaio, 468 (esquina com Avenida Rio Branco) unidade 903 - Centro –Cep: 36010-360 -Juiz de Fora– MG para o próprio apartamento, pois o imóvel foi alugado e o locatário será responsável pelo pagamento a partir de 10/04/2019.

CASO O BOLETO DE CONDOMÍNIO COM VENCIMENTO EM 10/04/2019 JÁ TENHA SIDO EMITIDO E NÃO TENHA SIDO ENVIADO PARA O IMÓVEL, PEÇO QUE ME ENCAMINHE A 2ª VIA PARA DIRECIONAR AO LOCATÁRIO.

IMPORTANTE: A Souza Gomes Imóveis é a responsável pela administração desse imóvel e preciso que nos informe imediatamente sobre qualquer débito, inclusive antes do proprietário para providenciarmos o pagamento.

Obrigada,

5. Email ao inquilino

Ciente da data do vencimento do condomínio, competência, data do contrato e entrega das chaves, conclua qual condomínio ainda é do locador e envie um e-mail a ele informando isso e outros detalhes conforme o exemplo do e-mail abaixo:

Assunto do email:  Entrega das chaves - Condomínio Solarium Granbery - Unidade 304

Olá, Aloysio, como vai?

Informo que entregamos as chaves do seu imóvel dia 23/04, o condomínio com vencimento em 10/03 ainda é seu e o inquilino te repassará o valor proporcional dentro do boleto de aluguel.

Já solicitei à administradora a entrega do boleto de condomínio no próprio imóvel a partir do próximo vencimento, 10/04, dessa forma, peço, por favor, que não pague esse vencimento, ok?

A data do início do contrato foi dia 25/03 com primeiro vencimento em 10/04, o seu primeiro repasse vai acontecer em até 5 dias úteis após o pagamento deste aluguel, mas se acontecer antes você também recebe antecipado.

Favor confirmar o recebimento deste e-mail.

Atenciosamente,

5.1 Confirmação do e-mail

ATENÇÃO! Certifique-se que o locador recebeu esse e-mail, pois de nada adianta enviar se ele não ler ou não ter hábito de abrir. Imagine se ele paga o condomínio de maio, por exemplo? Dá para consertar? Dá, porém é mais trabalho, pegar comprovante do locador e locatário, acessar a administradora, ver como reembolsam essa duplicidade, enfim, melhor confirmar que ele recebeu e entendeu o e-mail do que ter que ficar consertando erros.

6. IPTU

Vamos voltar ao rascunho do lançamento do primeiro aluguel. Agora é a hora do IPTU.

Em regra geral, o pagamento do carnê do IPTU fica sob a responsabilidade do locador e o locatário paga o valor da parcela junto com o aluguel.

O IPTU é dividido em 10 vezes de acordo com o calendário de parcelamento da prefeitura, que vai de março a dezembro.

Para exceções, consulte o contrato de prestação de serviços.

• REGRA: A responsabilidade do pagamento do carnê é do locador. Como fica: O locador paga o carnê à vista ou parcelado (ele quem decide) e cobramos do locatário parcelado. De março a dezembro, janeiro e fevereiro não possui cobrança. Vantagem: O locador pode optar por pagar o valor à vista e receber parcelado obtendo lucro, ele não precisa se preocupar com o nome dele  (como assim não se preocupar com o nome) a imobiliária não precisa fazer o controle de pagamento do carnê. Essa informação deve estar sinalizada no Kenlo no campo “Despesas” com o valor da parcela DÉBITO do locatário -> CRÉDITO para o LOCADOR. Para esta situação, o número da inscrição deverá obrigatoriamente estar no campo “IPTU” que deve ser localizado no endereço do imóvel. Veja exemplo abaixo

 

• EXCEÇÃO: O carnê fica com o locatário e ele tem que enviar todos os meses o comprovante de pagamento. Desvantagem: O nome do locador pode ser negativado pelo não pagamento das parcelas e ele pode também não enviar os comprovantes mensalmente. Essa informação deve estar sinalizada no Kenlo no campo “Despesas” e você deve lançar uma “despesa recorrente” zerada com prazo definido contendo a informação de serviço “IPTU com Inquilino - Lançamento para controle”. Para esta situação, escrever no lugar do código do IPTU a seguinte mensagem: CARNÊ FICA COM INQUILINO. Veja exemplo abaixo:

• IPTU ISENTO: O imóvel pode não ter IPTU ou o locador pode não querer cobrar do locatário como cortesia. Essa informação deve estar sinalizada no Kenlo no campo “Despesas” e lançar uma “despesa recorrente” zerada com prazo definido contendo a informação de serviço “IPTU isento - Lançamento para controle”. Para esta situação escrever no lugar do código do IPTU a seguinte mensagem: ISENTO. Especifique a situação de acordo com a realidade.

• IPTU ISENTO POR TEMPO DETERMINADO: Poderá haver acordo de isenção por x meses ou naquele ano do fechamento do contrato, por exemplo. Essa informação deve estar sinalizada no Kenlo no campo “Despesas” e lançar uma “despesa recorrente” zerada com prazo definido contendo a informação de serviço “IPTU isento - Lançamento para controle”. Para esta situação, escreva no lugar do código do IPTU a seguinte mensagem: ISENTO PELO TEMPO X. Especifique a situação de acordo com a realidade.

6.1 Regra importante

A REGRA É CARNÊ COM O LOCADOR, SEMPRE! A SITUAÇÃO DO CARNÊ COM O INQUILINO É EXCEÇÃO DA EXCEÇÃO DA EXCEÇÃO. ESSA SITUAÇÃO NUNCA DEVE SER OFERECIDA PARA O PROPRIETÁRIO, O QUE TEMOS HOJE SÃO CASOS QUE JÁ EXISTIAM ANTES DOS NOSSOS PROCESSOS E NÃO DEVEM ACONTECER NOVAMENTE. CONSULTE SEU SUPERIOR CASO OCORRA ALGUM PEDIDO, MAS RATIFICANDO, NÃO OFEREÇA E NEM DEMONSTRE QUE TEMOS EXCEÇÕES, SUSTENTE COM ARGUMENTOS OS BENEFÍCIOS DO CARNÊ COM ELE.

6.2 Exemplos de cálculo de IPTU:

A competência do IPTU é de 1º a 30 de cada mês, ou seja, convencionamos sendo dentro do mês como regra padrão.

• Exemplo de cálculo de IPTU para um contrato iniciado em 25/03:

Valor cheio de 1 parcela = R$114,60

114,60 / 30 dias X 6 dias (25/03 a 30/03) = R$22,92

Portanto, o valor proporcional do IPTU a ser lançado é de R$22,92 + 9 parcelas de R$114,60 (abril a dezembro).

7. Exemplo de cálculo de aluguel

Para um contrato iniciado em 25/03:

A competência do aluguel é “atrasado”, ou melhor, para simplificar: Primeiro mora e depois paga!

A contagem começa exatamente no dia da data do início do contrato e vai até o primeiro vencimento, é só olhar no contrato.

Início do contrato: 25/03/2019

Vencimento do primeiro aluguel: 10/04/2019

Valor do aluguel cheio: R$1.150,00

Cálculo: 1.150,00 / 30 dias X 15 dias (25/03 a 09/04). Aqui conta até 1 dia anterior à data de vencimento, para que o próximo conte de 10/04 a 09/05 completando assim 30 dias.

= R$575,00

8. Próximos passos no arquivo de rascunho

Vá seguindo o rascunho e preenchendo as demais informações:

• Quando o locatário opta por assinatura digital, cobramos o valor de R$30,00 e lançamos o débito junto com o primeiro aluguel. Essa informação você encontra na ficha de cadastro (onde ele preencheu as informações pessoais).
• Garantia locatícia: Indique para saber como vai fazer o preenchimento no Kenlo. Quando existe seguro fiança, coloque o valor para lançar no Kenlo como débito do locatário e crédito para terceiro, no caso a seguradora indicada. Apenas na garantia de seguro fiança que é necessário lançar o valor nas despesas. ATENÇÃO: Procure se informar qual a data de vencimento da primeira parcela do boleto da seguradora para que fique alinhado data do vencimento do boleto e data do débito do locatário.

9. Taxas de competência do locador

Agora vamos anotar no rascunho as taxas de competência do locador.

9.1 Conferindo as taxas

Para conferir as taxas do locador, acesse o contrato de prestação de serviços. No nosso exemplo o locador possui uma taxa de administração de 8% e de contrato de 50%.

O cálculo vai ficar assim:

Aluguel cheio: R$1.150,00

Aluguel proporcional (15 dias): R$575,00

1.150,00 X 50% taxa de contrato = 575,00

575,00 X 8% de taxa de administração = 46,00

O cálculo deve ser feito separado conforme acima, mas elas devem ser lançadas juntas no Kenlo, assim: 575,00 taxa de contrato 50% + 46,00 taxa de administração 8% = R$621,00. O nome da despesa para a soma desses 2 itens no Kenlo é “Taxa de contrato”.

IMPORTANTE: Esse exemplo de cadastro é tradicional, mas se atente a detalhes como carência de aluguel para que o lançamento do Kenlo seja exatamente como o combinado no contrato de locação.

10. Cadastrando no Kenlo

Cadastrando efetivamente o contrato e despesas no Kenlo:

Prepare tudo que vai precisar para que o cadastro seja efetivo, isso agiliza o processo e evita erros.

Deixe o contrato de prestação de serviços e de locação já abertos para copiar as informações que serão necessárias para abastecer o Kenlo.

10.1 Onde ir

Entre no Kenlo, clique em Contratos -> Contratos, clique no botão  “Novo contrato” e vá completando as informações:

Campo endereço do imóvel: Primeiro faça um busca para ver se esse imóvel já foi cadastrado. Caso positivo, é só selecionar. Caso negativo , cadastre. Atenção nessa busca para confirmar se o nome do locador é o mesmo: se sim, continue; se não, é preciso cadastrar o mesmo endereço com outro locador.

Campo locador ou proprietário: Preencha os dados básicos e atenção à obrigatoriedade do ENDEREÇO DE RESIDÊNCIA DO LOCADOR DE FORMA COMPLETA, INCLUSIVE COM CEP, por conta do vínculo com o sistema da prefeitura que emite as notas fiscais. Se não estiver completo, vai dar erro e terá que ser consertado. Portanto, coloque completo, não queremos retrabalho!

Nos dados bancários do LOCADOR é necessário preencher todos os campos.

Caso o titular da conta não seja o proprietário modifique para o nome e CPF do titular abaixo da conta.

10.2 Atenção aos bancos

• Para Banco do Brasil selecione TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA
• Para outros bancos selecione DOC e TED

10.3 Continue o preenchimento das informações

Campo locatário: Preencha os dados básicos. No campo observações coloque o nome, telefone e e-mail do morador, isso vai facilitar nossa comunicação com quem realmente mora no imóvel. Anote detalhes relevantes também.

Campo tributação: A regra é emitir nota pelo sistema e gerar dimob.

Campo garantia: Selecione e cadastre conforme a garantia. Para Credpago selecione Seguro Fiança, pois não existe a opção específica. Preencha as demais informações.

Campo detalhes do contrato: Preencha o aluguel proporcional.

Campo índice de reajuste: Sempre o IGPM.

Campo forma de entrega: Sempre “Somente digital”.

Campo repasse de aluguel: Selecione “pagamento automático via Split*” para todos os clientes com conta corrente. Atualmente o sistema não aceita Split para conta poupança. Se isso mudar, altere essa informação aqui.

*Split é quando o sistema faz o repasse automaticamente, mas para isso o boleto deve obrigatoriamente ter sido pago pelo código de barras. Boletos liquidados manualmente só podem ter repasses manualmente também.

10.4 Cadastro de despesas

Até aqui foram os passos de cadastro de informações. Depois que salvar as informações vai abrir a tela para lançamento das despesas, copie do rascunho.

• Despesa para o locador: A primeira despesa é Taxa de locação que no nosso caso é: Taxa de contrato + Taxa de administração do primeiro aluguel. Débito do locador, crédito para a imobiliária. Lembre-se: O cálculo de taxa de contrato e taxa de administração é feito separado, mas na hora do lançamento é junto. O vencimento é a data do primeiro vencimento do aluguel.
• Despesas para o locatário: De condomínio e IPTU coloque o vencimento do primeiro aluguel (aqui não lança proporção do aluguel, pois ele já foi lançado no campo detalhes do contrato). Para essas despesas, débito do locatário, crédito para o locador. A cobrança da taxa de assinatura digital (para clientes que optaram em assinar o contrato de locação na plataforma Docusign) também deve ser lançada nesse momento, débito do locatário, crédito para a imobiliária. Para contratos com garantia de SEGURO FIANÇA tome cuidado para lançar a despesa de forma correta. O débito, em regra, será do locatário com crédito para terceiro. Se o terceiro já estiver cadastrado selecione, caso não, cadastre. Tenha extrema atenção ao cadastrar a despesa de seguro fiança.

10.5 Exemplo de despesa

Primeiro você precisa saber qual é a data de vencimento do boleto da seguradora que vamos pagar e alinhar com a data do débito do locatário. Veja o exemplo:

Suponhamos que o nosso cliente seja com seguro fiança da Porto Seguro em 12 parcelas de R$150,00:

Um contrato que começou em 28/03 com o primeiro vencimento de aluguel em 20/04. Nesse momento precisamos saber que dia o boleto da seguradora vence, no caso da Porto Seguro o boleto vence todo dia 10 e nessa data do início do contrato a fatura da Porto Seguro já fechou, mas o locatário já vai pagar a parcela 1/12 do seguro fiança, veja como isso tem que ser lançado no Kenlo.

10.6 Inscrição do IPTU

Não sei por qual motivo na hora do cadastro não aparece o campo para colocar o número da inscrição do IPTU, portanto acesse o endereço e coloque o número lá ou a informação pertinente, já explicada acima inclusive com imagens. Ter o número do IPTU ou informação específicas no local certo é essencial para quando formos fazer os lançamentos de IPTU no início do ano, portanto lembre-se desse procedimento obrigatório para todos os cadastros.

Possibilidades: Nº da inscrição ou veja alguns exemplos:

• IMÓVEL NOVO, NÃO POSSUI AINDA
• INQUILINO COM CARNÊ
• ISENTO POR TODO O CONTRATO
• ISENTO EM 2019
• TAXA DE COLETA
• POSSUI 2 INSCRIÇÕES (OU MAIS)
• INSCRIÇÕES NA OBS

Um detalhe: Para contratos como mais de 1 inscrição não anote as inscrições apenas, no campo do número Principal escreva algo que alerte quantas possui, pois ao imprimir a lista saberemos quantas devemos consultar, pois todas elas não aparecem na listagem.

Aqui é o cadastro mais comum de acontecer, mas se atente a cada situação específica, não tem como colocar aqui todas as possibilidades, o mais importante é ter entendimento de como funciona para gerar o raciocínio para cada situação.

10.7 Anexos no Kenlo

Com o contrato devidamente cadastrado vamos a alguns passos:

Contratos digitais e vistorias devem ser anexados no Kenlo. Para acessar o contrato digital entre na plataforma Docusig, localize o arquivo, baixe e salve em algum lugar para buscar. Faça o mesmo com a vistoria, acesse a plataforma da Rede Vistorias, localize o arquivo, baixe e salve em algum lugar para buscar ou pode ver também se está no seu e-mail, normalmente a Rede Vistorias envia o arquivo para todos da equipe de locação, escolha a melhor forma.

Contratos com garantias específicas também precisam dos contratos e vistorias, são elas:

• Credpago - Contrato e vistoria: Acesse a plataforma -> Análise de crédito -> Acompanhar -> Localize o cliente -> Adicione o contrato -> Adicione a vistoria e Grave.

• Seguro fiança - Contrato: Envie o contrato de locação por e-mail para o parceiro do seguro fiança, atualmente é a Ampliar [e-mail] .

10.8 Quando gerar cobranças

Com tudo cadastrado e despesas lançadas, identifique se é necessário gerar a cobrança na hora (gerar boleto de pagamento para o locatário) ou se pode deixar para ser gerada no dia 26 (as cobranças mensais são geradas após o dia 25 de cada mês).

• Não precisa gerar cobrança individual: Os contratos precisam ser cadastrados no máximo até dia 25 de cada mês para a cobrança ser gerada junto com todas no mês seguinte. Ex: Início do contrato 13/04/19, primeiro aluguel venc. 10/05/19.
• Precisa gerar cobrança individual: Se o cadastro for feito após o dia 25 do mês e o vencimento ocorrer no próprio mês, é necessário gerar a cobrança individualmente e será explicado abaixo. Ex: Início do contrato 01/05/19, primeiro aluguel venc. 20/05/19.

10.9 Cobrança individual

Vá em Receitas -> Gerar cobranças -> Confirme se o mês é o que deseja -> Clique em Filtrar para buscar o contrato na opção “DOS CONTRATOS” -> Aplicar -> Simule antes para confirmar se os valores estão certos -> Conferido e ok, gere com Split (o cliente que possui conta corrente, por enquanto poupança não está habilitado no Split) -> Após gerar a cobrança, retorne na página do contrato  e vá onde os boletos de aluguel aparecem e aperte o botão para envia-lo por e-mail.

10.10 Email explicativo do primeiro aluguel para o locatário

Essa é quase a etapa final do processo de cadastro. Vamos agora fazer um e-mail explicativo para o locatário entender as proporções do primeiro aluguel e outros detalhes, é só copiar as os valores do rascunho e preencher os detalhes específicos do condomínio. Segue e-mail de exemplo.

Olá Isabela, como vai?

Nosso assunto hoje é o seu primeiro aluguel aqui na Souza Gomes!  

✔  Data de início do seu contrato: 25/03/2019

✔  Primeiro vencimento do aluguel: 10/04/2018

• ALUGUEL –  Proporcional 25/03 a 10/04 = R$575,00
• ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATO = R$30,00
• CONDOMÍNIO: Proporcional 25/03 a 30/03 = R$73,18

Lembre-se sobre o pagamento do boleto de condomínio com vencimento em 10 Abril  QUE SE REFERE AO MÊS DE ABRIL e será de sua responsabilidade, o boleto será sempre entregue no imóvel pela administradora Staff, caso não o receba entre em contato com  a Staff pelo telefone 3215-7915 antes da data de vencimento para solicitar o boleto.

• IPTU = Proporcional 25/03 a 30/03 = R$22,92  
• IPTU = Ref a Abril = R$114,60  
• VALOR TOTAL = R$815,70

Lembre-se de todos os meses enviar (até o dia 25) uma foto do boleto de condomínio + comprovante de pagamento somente para [e-mail] aos cuidados de Rafael, responsável pelos lançamentos, para que as taxas de responsabilidade do proprietário sejam descontadas em seu aluguel.

O boleto de aluguel foi encaminhado automaticamente pelo nosso sistema para seu e-mail (ATENÇÃO: CASO O BOLETO AINDA NÃO TENHA SIDO GERADO, MODIFIQUE ESTA FRASE NO E-MAIL INFORMANDO QUE O INQUILINO AINDA RECEBERÁ O BOLETO DE ALUGUEL PARA QUE ELE NÃO FIQUE ESPERANDO), caso não tenha recebido, gentileza entrar em contato com a Souza Gomes antes da data de vencimento.

Se ficou alguma dúvida, pode me retornar que estou à disposição.

Atenciosamente,

10.11 Organizando 

Depois de tudo, acesse o contrato e anote o número em uma etiqueta adesiva e cole em uma pasta parda. Fure os documentos e anexe à pasta. Se for pedir a Cemig para o locatário (maioria dos casos) entregue a pasta para o responsável em fazer esse processo. O processo da Cemig será descrito separadamente deste tópico.

Exemplo do rascunho do primeiro aluguel: