Com ajustes devidos, agora o cliente recebe uma cópia da proposta digital enviada por ele com mais detalhes importantes, o que passa a suprir o antigo "aceite".
Dados sensíveis como garagem e tipo, valor de condomínio, iptu e seguro incêndio foram inseridos, bem como uma esteira ilustrativa ao final para ele entender o processo de forma didática.
Os demais procedimentos serão alinhados com os devidos setores, mas é importante ser de conhecimento de todos a qualidade que buscamos dos nossos processos, até para repassarem aos seus clientes locadores e locatários em falas por aí.
Veja o modelo de proposta em anexo neste documento.
1. Visibilidade no site
Não colocaremos os imóveis com proposta em modo invisível no site, isso gera confusão, esquecimento e diminui nosso engajamento online.
Sempre que um imóvel estiver sendo negociado, seja de venda ou de aluguel, isso estará informado no site através de uma tag (Imóvel em negociação) assim o cliente entende que pode ver, que pode entrar em uma fila, mas não que o imóvel sumiu e depois voltou por acaso. Precisamos ganhar tempo com eficiência.
Sem falar que você pode sempre informá-lo que esse imóvel a ser visitado está em negociação, para evitar frustrações.
As propostas devem ser marcadas e os andamentos preenchidos como sempre.
2. Proposta online
Com a finalidade de agilizar e padronizar nossos processos, a nova PROPOSTA DE LOCAÇÃO ONLINE é ainda mais simples e rápida para o cliente.
Em cada imóvel, ao lado do valor, já teremos o link para ele fazer a proposta e também poderemos enviar pra ele no seguinte formato:
souzagomes.com.br/alugar/ID onde o ID é o número de identificação único do imóvel, e não a referência (ID é o menor que fica ao lado)
2.1 Exemplo
Preencha sua proposta aqui:
www.souzagomes.com.br/alugar/10479
Ele preenche pelo computador, tablet, celular....
2.2 Possíveis dores:
"Ah, mas o arquivo não anexa?" Desculpa, mas hoje e-mail também tem tamanho máximo.
"Ah, mas não estou com o arquivo aqui". Instrua ele que para preencher ele precisa estar com tudo em mãos.
2.3 Importante
O preenchimento tem campos obrigatórios e envio dos documentos completos, só preencha quando estiver com tudo em mãos. Qualquer problema que seja recorrente, informem ao Diogo para tentarmos melhorar o procedimento no formulário.
2.4 Exceções
1 – É obrigatório o envio da proposta exclusivamente pelo Mensageiro do nosso site
2 – Qualquer exceção deverá ser justificada pessoalmente ao Diogo
3 – Quando for aberta uma exceção, ao receber a proposta, preencham ela no Mensageiro também
A documentação agora é toda online, o que facilita ainda para acesso e avaliação. A Nadia é responsável pela aprovação, sempre importante analisar antes caso a caso e estar ''por dentro'' da documentação para explicá-la.
3. Arquivando propostas
Para diminuir atritos, vai e vem de documentos e chances de erros, todas as nossas propostas de locação recebida estarão arquivadas no servidor.
Criei uma pasta com o nome PROPOSTAS DIGITAIS 2019 e dentro dela teremos uma pasta para cada proposta que será nomeada EXATAMENTE IGUAL ao assunto do e-mail recebido:
EXEMPLO:
- Proposta de Locação - Imóvel cód. 9131 (lembrando que o 9131 é o ID único e não mais a referência)
JORNADA:
- RECEBIMENTO DA PROPOSTA POR E-MAIL
- MARCAÇÃO DA PROPOSTA NO ROBUST
- CRIAÇÃO DA PASTA NO SERVIDOR
- ANÁLISE E COLOCAÇÃO DO ANDAMENTO NO ROBUST
- APROVAÇÃO E ENVIO PARA CONTRATO
Quando a proposta for fechada, a Nádia ou substituto irá enviar por e-mail os detalhes para confecção do contrato, aceite e demais procedimentos existentes
Com isso, atenção às novidades:
- NÃO IREMOS MAIS IMPRIMIR AS PROPOSTAS
- ASSIM QUE ASSINADAS E CADASTRADAS, OS DOCUMENTOS DEVERÃO SER ANEXADOS NO KENLO
3. Proposta preenchida na SG
Se o cliente quiser preencher na Souza Gomes, utilizem computadores ou os tablets da recepção, mas funciona também no celular dele. Na hora de anexar o sistema já pergunta se ele quer usar uma foto já tirada ou tirar na hora, de um comprovante por exemplo.
4. Mais detalhes
- Em breve o sistema marcará automaticamente no Robust, mas por enquanto não está funcionando.
- O cliente só consegue enviar a proposta com todos os dados e anexos, isso ajudará a eliminarmos erros e retrabalhos.
- Sempre que o cliente envia ele recebe também uma cópia no e-mail dele, que pode ser impressa caso ele queira.
- Receberemos propostas impressas SOMENTE EM ÚLTIMO CASO. Usem o argumento com o cliente que online ela é aprovada mais rápida, chega com cópia pro nosso jurídico e ele ganha TEMPO.
- A proposta chegará no e-mail da Nadia e da Aline nesse primeiro momento. Ela chega em PDF já formatada e com os documentos anexos.
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