Procedimento para agendamento com o cliente

1. Vá no trello de rescisão
2. COLOQUE A ETIQUETA DO SEU NOME IMEDIATAMENTE
3. Olhe no Robust as fotos para ter noção do tamanho do imóvel, assim
poderá estimar o tempo que gastará e conseguirá montar uma agenda
mais otimizada.
4. Ligue para o cliente

Sempre que for agendar uma vistoria, priorize a ligação telefônica, em vez de apenas enviar mensagem. A ligação é mais efetiva por vários motivos:

Agilidade no alinhamento de horário
Possibilidade de confirmar informações importantes, como:
“O imóvel está totalmente desocupado, limpo e faxinado?”

Essa pergunta evita que o vistoriador vá ao imóvel e encontre ele ainda ocupado ou sujo, o que gera desconforto, frustra o processo e enfraquece o relacionamento com o cliente.

Além disso, a ligação gera conexão e profissionalismo. O cliente percebe que está sendo atendido com atenção, o que fortalece a imagem da Souza Gomes.

5. Se o cliente não atender

Envie a seguinte mensagem via WhatsApp:

Olá!
Meu nome é XXXXXXXX, vistoriador(a) da Souza Gomes.
Tentei falar com você por telefone para alinharmos o agendamento da vistoria de saída do imóvel. Assim que puder, me avise aqui para que eu possa te ligar novamente e combinarmos os detalhes.
Obrigado!

Caso o cliente não atenda e a mensagem seja enviada, anote no Trello que tentou ligar e deixou mensagem.
Isso é fundamental para registro interno: caso o cliente entre em contato dizendo que “ninguém ligou”, teremos como comprovar o procedimento corretamente executado.

O que fazer antes de ir ao imóvel: checklist

Consultar no Kenlo:
☐ Verificar manutenções realizadas/pedidas
☐ Verificar o checklist de mudanças após entrega das chaves
☐ Confirmar tempo de permanência do inquilino
☐ Confirmar o tipo de garantia

Consultar no Trello:
☐ Ver quem foi o responsável pela pintura do imóvel
☐ Ver o nome da pessoa que estará presente na vistoria
☐ Verificar o valor da diária, se aplicável
☐ Verificar data do aviso de desocupação

Outros pontos importantes:
☐ Confirmar o endereço do imóvel e buscar no Google Maps para planejar
onde estacionar
☐ Verificar se há placa de porta na mochila e lembrar de colocá-la no imóvel
☐ Verificar no Robust se pode colocar placa de fachada e lembrar de
levar/colocar, se autorizado
☐ Testar chaves e controle e etiquetar com os locais correspondentes

O que fazer quando chegar no imóvel

1. Início do atendimento

Cumprimente o cliente, chame-o pelo nome e informe que você realizará a vistoria.
Diga que ele pode tirar dúvidas ao longo do processo, mas mantenha o foco:
Evite comentar inconformidades durante a vistoria.
Isso evita discussões desnecessárias, alongamento da visita e perda de atenção.
Oriente ao final, de forma organizada, como explicado no treinamento.

2. Durante a vistoria

Não pegue o tablet de imediato.
Comece com uma análise visual por cômodo:
- Avalie pintura e piso primeiro (são áreas maiores e liberam sua atenção para detalhes menores).
- Lembre-se do “scanner nos olhos”, como explicado no treinamento.
Teste tudo:
- Abra, feche, verifique funcionamento, aparência e limpeza.
- Observe o que chama mais atenção.
Somente após essa análise, acesse o tablet.
- Compare com as fotos da vistoria de entrada.
- Use o “jogo dos sete erros” para identificar o que mudou ou está faltando.
- Utilize as descrições para tirar dúvidas e confirmar o que deve ser apontado.
Registre no tablet todos os apontamentos.
- Não confie na memória para registrar depois.
- O documento gerado é essencial para possíveis sinistros ou processos.
Use a ferramenta do tablet para sinalizar manutenções do locador.
- Ao retornar à imobiliária, abra a manutenção no Superlógica.
- Nunca envie essas informações por mensagem para a equipe de manutenção.

3. Comunicação com o cliente

Ao final da vistoria, informe as divergências em relação à vistoria de entrada:
- Faça isso por cômodo, de forma organizada, objetiva e pacífica.
- Evite embates. Não discuta. Você conduz a conversa.
Se o cliente fizer solicitações:
- Nunca diga que vai ver com sua gerente.
  Isso gera expectativa desnecessária.
  Diga que vai analisar com calma na imobiliária e buscar a melhor solução.
Se for algo que dependa do proprietário:
- Avise que será necessário entrar em contato com ele e que isso será feito posteriormente.
- Nunca tente resolver na hora. Mantenha o controle e saiba contornar com jogo de cintura.
Se possível, indique na hora profissionais parceiros para resolver os ajustes.
Se o cliente disser que não vai pagar mais aluguel, não discuta.
O contrato segue em vigor.
Se o assunto for multa ou prazos, oriente a falar com a Débora.

4. Após informar os detalhes do imóvel

Teste todas as chaves e controles.
- Etiquete na hora com adesivos informando a que cada item se refere.
- Caso haja divergência ou falta, registre no tablet.
- Verifique se há lixo ou objetos pessoais na vaga de garagem — o síndico pode cobrar.
Confirme se o gás é encanado e sinalize no Trello (há item específico para isso).
Sobre a colocação da placa:
- Se a vistoria foi reprovada e será necessário retorno, não coloque a placa, mas deixe-a no imóvel.
- Se a vistoria foi aprovada, ou se um pequeno ajuste será feito por profissional de confiança (e não depende de nova vistoria):
  - Coloque a placa na fachada e na porta (se permitido pelo condomínio).
  - Tire foto e envie no grupo da locação com o endereço completo para que o time comercial seja avisado.
Sempre tire foto da placa na fachada.
Esse é o visual que o cliente terá e que ele usará para buscar informações com o time comercial.

O que fazer no sistema e como documentar com o cliente a reprovação da vistoria

Quando a vistoria de saída for reprovada, siga os passos abaixo para garantir que tudo fique devidamente registrado, alinhado com o cliente e encaminhado internamente.

1. Envio do laudo e comunicação com o cliente

Envie o laudo em PDF com os apontamentos da vistoria.
Use a mensagem abaixo como modelo, formalizando a reprovação:

🏠 Olá, [Nome do cliente],
Conforme sinalizei presencialmente, a vistoria de saída identificou alguns pontos que precisam ser ajustados.
Abaixo está o PDF com todos os detalhes para que você possa providenciar as correções necessárias.
Enquanto os itens não forem regularizados, o contrato segue ativo e o aluguel e taxas continuam sendo contabilizados, conforme previsto contratualmente.
O ideal é que você corrija o quanto antes, para que o valor não aumente.
Qualquer dúvida, me pergunte. Estou aqui para te ajudar.
[Seu nome]
Souza Gomes Imóveis

Se ainda não enviou os profissionais parceiros, envie neste momento. O cliente geralmente tem pressa para resolver.

2. Registro no Trello

Na aba “Atividades” do cartão, registre:
- A data da reprovação
- Os motivos da reprovação, de forma objetiva, preferencialmente em tópicos.
Em seguida, mova o cartão para a coluna:
“Pendência de reparo vistoria recusada (vistoriadores)”

3. Contato com o proprietário

Faça contato com o proprietário o quanto antes para:
- Alinhar decisões
- Fazer pedidos
- Tratar pendências

Importante: Mantenha a calma. Mesmo que o cliente da saída esteja com pressa, a prioridade é fazer o processo bem feito.

4. Orientações importantes para postura e condução

Ajude o cliente dentro do possível, mas não assuma as tarefas por ele.
Apoiar é diferente de fazer por conta própria.
Em caso de dúvida, não aprove.
Se algo for aprovado indevidamente, a responsabilidade recai sobre a imobiliária depois.
Mantenha postura profissional:
- Cumprimente
- Olhe nos olhos
- Aperte a mão
Esses gestos simples transmitem confiança e credibilidade.
Evite dizer que está ocupado.
Em vez disso, diga:
“Já tenho um cliente neste horário.”
Cumpra o que combinar.
Só prometa o que puder entregar. Prefira prazos como:
“Entre hoje e amanhã te dou um retorno.”
Isso evita cobranças constantes e reforça seu controle da situação.
Não deixe pendências se acumularem.
Se necessário, peça apoio à Débora para fazer cobranças formais.
Isso evita que o cliente se recuse a pagar pelos dias em que ele mesmo causou atrasos.
Se o cliente mencionar Diogo, Norma ou Victor para pressionar ou buscar “atalhos”:
Não discuta. Avise brevemente aos gestores e mantenha a condução normal, com tranquilidade e confiança no seu trabalho.
Nunca tente resolver problemas por WhatsApp (mensagem ou áudio).
Questões delicadas devem ser resolvidas por ligação ou presencialmente.

5. Desenvolvimento contínuo

O trabalho do vistoriador é construído no dia a dia. Quanto mais você se envolver com:

Resolução de problemas
Diálogo com prestadores
Troca com colegas experientes
Curiosidade e estudo

Mais domínio e autonomia você terá. Essa evolução depende de você.

Vistoria de saída: tudo que você precisa saber