Controle de Inadimplência

Outro processo muito importante diz respeito à inadimplência. É preciso atenção nesse caso e, novamente, o Manual te orienta sobre o que fazer.

1 Aluguel

Este processo de cobrança do aluguel foi definido pelo Diogo.

Entendemos estar inadimplente o cliente com atraso superior a 2 dias de pagamento, contando do seu vencimento. Isso evita erros de cálculo pensando em final de semana, tempo de baixa do banco, feriados e etc.

Deverá ser registrado no CRM de cobrança do Kenlo toda e qualquer informação de contato realizado com o cliente relativo a cobranças da inadimplência.

1.1 Atenção ao procedimento após cinco dias

1. 6 a 15 DIAS – (PARA TODOS OS TIPO DE GARANTIA) Enviar e-mail de cobrança pelo sistema e posteriormente tentar ligar para o cliente e entender os motivos do atraso. Avisar ao proprietário que o aluguel não será repassado e que estamos iniciando o processo de cobrança (se já tiver previsão do inquilino, informe)
2. 15 a 30 DIAS – Enviar e-mail de cobrança pelo sistema, ligar para locatário e fiadores (se houver). No caso de Seguro Fiança, com 15 dias informar para a corretora de seguros também.
3. 31 a 60 DIAS – Enviar CARTA POR AR (locatário e fiadores – se houver), e-mail de cobrança pelo sistema, ligar para locatário e fiadores (se houver) ou acionar o Seguro Fiança (se houver). A abertura de sinistro só é possível com no mínimo 31 dias de vencimento do débito, inclusive condomínio e IPTU. 
4. ACIMA DE 60 DIAS – Enviar CARTA DE NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL do Victor por AR (locatário e fiadores – se houver). No caso se Seguro Fiança já acionar se ainda não tiver sido.
5. ACIMA DE 90 DIAS – Passar para Aline e Diogo definirem sobre medidas a serem tomadas (Extras ou Judiciais)

Os procedimentos acima poderão ser alterados de acordo com a conversa, explicação e promessas de cada Locatário inadimplente.

2. CRM de cobrança

Toda conversa de cobrança deverá estar explícita no CRM de cobrança (Isso elimina o e-mail enviado periodicamente, tudo estará no seu devido lugar NO SISTEMA).

Qualquer um que precisar entender mais sobre o andamento da cobrança poderá consultar o CRM daquele inquilino clicando no nome do cliente e acessando a área de “Histórico de cobranças”. Veja detalhes no treinamento do Kenlo ou campo de busca.

Exemplo:

• Tentei cobrar 2 vezes e não consegui falar
• Mandei mais um e-mail
• Cliente ficou de vir pagar dia 04/04/2018
• Acionei o Seguro Fiança

3. Acordo

Podem ser gerados acordos de pagamentos e parcelamento de débitos pelo sistema do Kenlo, dessa forma pode-se gerar de maneira quase automática os boletos futuros com multa e datas de pagamento de cada um, além de termo de confissão de dívida emitida pelo sistema que pode ser assinado pelo devedor para comprovação do acordo.

IMPORTANTE: Verifique somente os inadimplentes de locação, pois como o sistema é financeiro, ele considera ali também possíveis comissões de vendas (É fácil identificar habitualmente pelos valores maiores).

4. Tipos de garantias no contrato

• FIADOR
• SEGURO FIANÇA
• TÍTULO DE CAPITALIZAÇÃO
• CREDPAGO
• CARTA FIANÇA (VERIFICAR NA CARTA O PRAZO PARA COBRANÇA)
• CAUÇÃO
• CONTRATO SEM NENHUM TIPO DE GARANTIA

5. Acionamento de cada tipo de garantia

• FIADOR: Realizar contato com os fiadores quando houver quebra de promessa de pagamento ou recusa imediata.

• SEGURO FIANÇA: O seguro fiança deve ser acionado com 31 dias de inadimplência para imóveis ocupados e em no máximo até 15 dias para imóveis desocupados. Acione de imediato para não correr o risco de perder o prazo. Para acionamento, deve-se enviar por e-mail para [e-mail] uma lista de documentação completa do contrato e da inadimplência. A lista está a seguir:

INADIMPLÊNCIA COM O IMÓVEL OCUPADO – deve ser enviado quando completos 30 dias de inadimplência de aluguel ou encargos

• Declaração de débitos
• Procuração aos advogados da seguradora
• Contrato ou procuração para administração de imóvel
• Contrato de locação
• Recibo ou boleto dos vencimentos em atraso (aluguel, IPTU, condomínio, gás canalizado)

 OBS: Os recibos/boletos de condomínios devem indicar a existência ou não de fundo de reserva, rateios, etc. Se não houver o recibo ou boleto servirá a declaração do síndico devidamente assinada contendo tais informações e a relação dos condomínios em aberto.

INADIMPLÊNCIA COM DESOCUPAÇÃO DO IMÓVEL – devem ser enviados em até 15 dias após entrega das chaves.

• Planilha de débitos finais
• Contrato ou procuração para administração de imóvel
• Contrato de locação
• Recibo ou boleto dos vencimentos em atraso (multa rescisória, aluguel, IPTU, condomínio, gás canalizado)
• Vistoria inicial
• Vistoria final: na ausência da assinatura do locatário devem assinar 2 testemunhas qualificadas com RG e CPF
• Recibo de entrega de chaves: na ausência da assinatura do locatário devem assinar 2 testemunhas qualificadas com RG e CPF.
• Contas de consumo em aberto (água e luz)
• Caso haja danos ao imóvel: 02 orçamentos materiais e 02 de mão de obra
• Caso haja danos à pintura interna: 02 orçamentos materiais e 02 de mão de obra
• Caso haja danos à pintura externa: 02 orçamentos materiais e 02 de mão de obra

 OBS: os orçamentos de material devem estar em folha timbrada do estabelecimento, ou folha própria de orçamento. Os orçamentos de mão de obra devem ter RG, CPF, telefone e assinatura do prestador de serviços

• TÍTULO DE CAPITALIZAÇÃO :Deve ser acionado o seguro após 30 dias de inadimplência enviando e-mail para [e-mail], preenche-se também uma declaração de débitos com as documentações em anexo no e-mail para que a corretora possa solicitar a seguradora a liberação do valor para pagamento dos débitos do cliente.
• CREDPAGO: A imobiliária deve solicitar/ comunicar uma inadimplência entre 16 dias a contar da data original do vencimento do débito. É importante prestar atenção a esses prazos, pois valores locatícios inadimplentes que não sejam comunicados pela Imobiliária no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, não serão aprovados, não use o tempo máximo nunca.

Os documentos que serão anexados na plataforma da Credpago são:

Para inadimplência simples

• Contrato de Locação (assinado);

• Vistoria de Entrada (assinado);

• Boleto ou Memória de Cálculo (original);

• Documentação Complementar (condomínio, água, luz, IPTU e outros).

Inadimplência com Rescisão de Contrato:

• Contrato de Locação (assinado);

• Vistoria de Entrada (assinado);

• Demonstrativo Original da Cobrança;

• Termo de Entrega das chaves (assinado);

• Vistoria Final;

• Documentos Complementares;

• Em casos de reparos (fotos de entrada e saída) e 3 orçamentos

• CARTA FIANÇA: Podem ser emitidas por diversas empresas e instituições como, exército brasileiro, Petrobrás, Magazine Luiza, Arcelor Mittal entre outras. Cada carta possui suas especificidade, é preciso conferir em cada uma delas.
•  SGCred: Seguir a régua de cobrança de forma rigorosa conforme explicado aqui

6. IPTU

Em regra, o IPTU fica com o proprietário e é obrigação dele quitar o boleto. A parcela é cobrada junto com o aluguel. Sempre que recebermos alguma cobrança é preciso verificar com quem ficou o carnê para encaminhar para a pessoa certa (locador ou locatário). Temos raras exceções de carnês que ficam com o locatário e com a SG, portanto cuidado ao cobrar. Débitos de IPTU do ano vigente podem ser consultados no site da Prefeitura: www.pjf.mg.gov.br na aba “IPTU on line”. É bem simples, é só digitar o número da inscrição para consultar. Para débitos de anos anteriores, somente na prefeitura no JF Informação que fica no centro da cidade. Profissionais que fazem trabalho externo podem fazer essa consulta, é só fornecer o número da inscrição e o período a ser consultado.

7. Condomínio

O condomínio sempre deve ser cobrado imediatamente quando tivermos ciência do débito. Em um primeiro momento, cobre o morador e tente que ele pague dando um prazo bem curto (1 a 2 dias). Às vezes contas são esquecidas e o cliente não se liga que esqueceu, é comum. Ajude-o se necessário pedindo o boleto na administradora e encaminhe ao cliente.

Caso esse primeiro contato não surte efeito, notifique o locatário (primeiro por telefone) e acompanhe o pagamento. Normalmente nesse estágio o pagamento se efetiva sem necessidade de medidas mais rígidas.

Caso o pagamento ainda não tenha sido feito, siga os mesmos procedimentos de cobrança do aluguel no que diz respeito às notificações e prazos. É importante agirmos rápido, pois algumas garantias exigem comunicado imediato quanto ao débito sob risco de perda de recebimento caso o prazo extrapole.

8. Observações gerais para todas as cobranças

É importante ressaltar que independente de procedimentos “marcados” para cobrança, como ligar ou enviar cartas, é preciso “sentir a situação”, a forma como aconteceu aquele débito. Por exemplo: não adianta apertar aquele cliente que acha que pagou e está viajando e o recibo ficou em casa, ele quer conferir quando voltar para casa, mas normalmente ele não pagou ou pode ter dado algum problema de processamento.

Entenda cada situação.  Às vezes é preciso falar com mais delicadeza com um cliente em determinado caso, ou mais firme em outro, por isso é preciso “sentir a situação” para que a cobrança não seja algo pesado, pois muitas vezes não sabemos o que está acontecendo na vida das pessoas. Seja ponderado e sempre acompanhe de perto cada passo, assim o êxito daquele pagamento vai acontecer sem grandes transtornos.

 Em caso de qualquer dúvida, procure o seu chefe imediato.